Organizarse escribiendo

Mientras recoloco los instrumentos en mi estudio casero y vuelvo a poder escribir sobre música, se me ha ocurrido hablar sobre gestión del tiempo. Resulta que yo llevo muchos años usando GTD para organizar mi vida y unos 14 años usando Evernote, y en general me iba bien hasta el año pasado, en el que mis responsabilidades en el trabajo se dispararon al convertirme en Tech Lead. Por cierto, si el lector casual de este artículo se dedica a programar, le recomiendo leer The Manager's Path que predice perfectamente el camino que estoy viendo en mi vida profesional.

En fin, qué mi sistema de organización dejó de servirme para llegar a todo y comencé al final del año pasado a explorar otras herramientas. De eso va a ir este artículo un poco improvisado.

Mi sistema anterior

Como con cualquier complejidad a dominar, es casi imposible hacerlo con una sola aplicación. Yo he estado usando durante años las siguientes:

• Things como primer nivel para gestionar todo en la vida con GTD
• Evernote como base de conocimiento, y últimamente para hacer GTD con cosas del trabajo que implicaban pensar escribiendo.
• Day One como diario al estilo más personal y psicológico o de efemérides. Llevo escribiendo un diario desde 1996 que ha ido pasando por Word, Pages y finalmente Day One.

En general, muchas tareas cotidianas o de áreas de la vida fuera del trabajo no salen de Things y en Evernote tenía todas mis notas de programación, música, Ableton Live, fotografía... más una especie de Kanban construido con libretas para poder elaborar la solución a problemas complejos o trabajar en un proyecto de Live.

Los nuevos contendientes

Volviendo a los problemas de gestión, cuando eres Tech Lead, o eso he descubierto en el último año, comienzas a tener demasiados inputs y tareas y ni Things ni Evernote me permitían gestionarlo, principalmente porque Things no me permite desarrollar ideas, ni escribir bloques de código, y por otro lado Evernote, incluso con el nuevo sistema de tareas que implementaron el último año, se me queda corto y no me permite ver el estado de las tareas de un vistazo.

Me puse a investigar sobre el estado del arte en la materia y llegué a tres aplicaciones: Notion, Obsidian y Logseq.

Notion ya la conocía y en su momento la descarté porque era demasiado heterogenea, con demasiadas opciones, pero eso fue hace unos años y al revisarla en esta ocasión, el Kanban que ofrece me pareció justo lo que necesitaba. Por otro lado Obsidian y Logseq forman parte de lo que llamaría la revolución del pensamiento bottom-up.

Pensamiento de abajo a arriba

Cuando comienzas a trabajar con Evernote tienes que pensar la estructura de libretas con cuidado, más aun porque solo tienes dos niveles de profundidad. Una vez tienes una estructura vas creando contenido y puedes construir un sistema de etiquetas para añadir cierta conexión transversal a la estructura. Es esencial ver tu estructura de carpetas y eso genera el orden. Las etiquetas y los enlaces internos generan las conexiones entre diferentes notas.

Aplicaciones como Obsidian, y Logseq van en la dirección contraria, nos piden que no pensemos la estructura, solo que conectemos notas y etiquetemos. La estructura emerge de las conexiones. Es un cambio de base muy radical que me costó entender al principio porque primero instalé Obsidian que tiene una vista lateral de carpetas, con lo que por la costumbre de años, no entendí lo que había detrás.

Logseq por otro lado deja muy claras sus intenciones desde el principio. No hay carpetas en el panel lateral y eso desconcierta bastante, pero permite entender mejor el concepto de organización al que invitan estas aplicaciones.

Obsidian y Logseq evolucionan de software de investigación o estudio usado en el entorno universitario, dónde se tienen que procesar papers y mucha documentación. Son herramientas de escritura especializada, que de pronto se han democratizado y hecho populares entre creadores de contenido durante el último año.

Así que la idea es ¿escribir sin estructura ni objetivos? eso no suena bien para organizarse. Pero realmente si hay una dirección, es usar una nota por cada día. El hilo conductor es qué vas a hacer hoy, y eso determina que otros documentos vas a crear o que conceptos o etiquetas enlazarás.

Logseq deja muy clara esta intención generando directamente notas diarias para rellenar e integrando un mecanismo de gestión de tareas, una especie de Kanban en markdown. Obsidian es mucho más flexible y permite tener la vista de carpetas y no usar en absoluto notas diarias. Con las carpetas puedes llevar Obsidian al método PARA o montar un zettelkasten, palabro arcano que no es más que un método para tomar notas. Un mundo para explorar, sin duda.

Y Notion

Tanto hablar de las herramientas minimalistas y algo nerds basadas en markdown, y me olvidaba de Notion. Notion es como Bento, una aplicación de los viejos tiempos del Mac que te permitía hacer bases de datos personales, pero llevada al trabajo en equipo y muy colorida y personalizable. Y tambien sabe interpretar markdown, por cierto.

Hace cosas muy bien, como darte diferentes vistas de un mismo juego de datos, y te permite añadir algo de programación, aplicar fórmulas sencillas y trabajar en equipo si lo necesitas. Por eso, pese al hype de las otras dos herramientas de las que he hablado, me he quedado con Notion para organizar mi vida profesional.

Conclusiones

Bueno, pues en resumen, no existe una aplicación para gobernarlas a todas, o que resuelva todos tus problemas. Es así de triste. Realmente debes elegir la herramienta adecuada para cada tarea e intentar usar automatizaciones para comunicarlas. A las aplicaciones de las que he hablado, hay que añadir el cliente de correo, el calendario, chats, herramientas para hacer diagramas, mapas mentales y herramientas de automatización. Eso sin contar IDEs de programación, que es una forma de escribir también. Si quieres disfrutar de la mejor experiencia posible necesitas una herramienta especializada.

En este momento, mi aplicación principal sigue siendo Things porque hace muy bien aquello para lo que está pensada y para mi no tiene sentido poner la lista de la compra en Notion o en Obsidian.

En el trabajo me he movido de Evernote a Notion.  El kanban que ofrece es la clave,  junto a que es capaz de importar notas de Evernote (no muy bien).  Hay cosas que hace Evernote que no hace ninguno de estos programas, pero eso es otra historia y puesto que tengo datos almacenados desde el 2008, no puedo dejar de usarlo, aunque sea como histórico y para ciertas cosas muy concretas. Eso daría para otro artículo.

En otros aspectos, como para la música, quizás para estudiar cosas técnicas o preparar artículos para este blog, me voy a mover a Obsidian. ¿Por qué no Logseq? Pues en esencia porque yo escribo mucho y Obsidian está pensada para escribir. Logseq es un outliner, más basado en Roam Research, y aunque funciona muy bien para hacer listas y me encanta que esté hecho en Clojure, no me da una experiencia de escritura tan agradable.

He comenzado ya a mover mis notas sobre Ableton Live y teoría musical a Obsidian y veremos a ver si da lo que promete. Y eso es todo por hoy. El desierto musical de la mudanza acabará en algún momento.